Οι περισσότεροι από εμάς μισούμε τα επαγγελματικά meetings, είτε γιατί μοιάζουν να μην τελειώνουν ποτέ -και τότε μας πιάνει ανυπομονησία- είτε γιατί είναι εντελώς βαρετά και χωρίς κανένα ενδιαφέρον.

Σκοπός του meeting, ωστόσο, είναι να προκύψουν ιδέες, συλλογισμοί και αποφάσεις που και εμάς πιο παραγωγικούς θα κάνουν και την δουλειά μας πιο κερδοφόρα. Στο άρθρο του «Meetings Suck? Make them Better», ο Αμερικανός σύμβουλος επιχειρήσεων Tom Searcy προσφέρει ορισμένες σπουδαίες και απλούστατες συμβουλές: Φροντίστε τα meeting να μην διαρκούν πολύ ώρα. Μην παραφορτώνετε τα άτομα με πληροφορίες και στοιχεία. Εμπλέξτε τους όλους. Παρακολουθείτε και μην χάνετε τις συνέχειες.
Ωστόσο, τον σημαντικότερο ρόλο στην διεξαγωγή ενός καλού meeting παίζει ο επικεφαλής (ο λεγόμενος team-leader). Σύμφωνα με τον Searcy, τρεις είναι βασικά οι λόγοι που αποτυγχάνουν τα περισσότερα meetings και που είναι στο χέρι του επικεφαλής να διορθώσει:

1. Η σημασία του «ποιος»: Στα αποτυχημένα meetings οι περισσότεροι συμμετέχοντες κάθονται σε μία καρέκλα και αναρωτιούνται τι σχέση έχουν με όλα αυτά που συζητούνται (συχνά απαντούν, από μέσα τους, «όχι πολλή»). Στα meetings αυτά συμβαίνει συνήθως ένας να μιλάει και όλοι οι υπόλοιποι να ακούνε ή να εκτυλίσσεται μία συζήτηση στην οποία συμμετέχουν μόνο δύο-τρία άτομα.

Στην περίπτωση αυτή ο επικεφαλής πρέπει να σκεφτεί πόσο χρόνο καταναλώνει από την παραγωγικότητα των ατόμων που συμμετέχουν στο meeting. Αντί να το δει ως «αναγκαίο κακό», μπορεί, με μικρές αλλαγές, να κερδίσει σε χρόνο και κόπο. Πώς; Με το να επικεντρωθεί μόνο στα σημαντικά θέματα που πρέπει να συζητηθούν και που θα είναι χρήσιμα σε όλους τους συμμετέχοντες και με το να αναθέτει σε διαφορετικό άτομο κάθε φορά να παρουσιάζει ένα θέμα.

2. Η σημασία του «γιατί»: Σε πολλές περιπτώσεις συμμετέχουμε σε meetings χωρίς να ξέρουμε πραγματικά τον λόγο, ποιος είναι ο πραγματικός σκοπός της συζήτησης και τι περιμένουν οι άλλοι από εμάς. Και συχνά τα meetings τελειώνουν χωρίς να έχουμε αποκομίσει κάτι χρήσιμο.

Για να βεβαιωθείτε ότι το meeting δεν θα πέσει σε αυτήν την παγίδα φροντίστε να ξεκαθαρίσετε, πριν ακόμα ξεκινήσετε, τα εξής: το θέμα (ή τα θέματα) που θα συζητηθούν, το ποιοι θα είναι οι υπεύθυνοι ομιλητές, το τι σκοπεύετε να πετύχετε με αυτό το meeting και το πόση ώρα θα διαρκέσει. Πόσο πιο ενδιαφέρον θα ήταν ένα meeting με συγκεκριμένη ατζέντα, την οποία θα μπορούν όλοι να παρακολουθούν κατά την διάρκειά του, γνωρίζοντας ότι κάποτε θα τελειώσει; Ειδικά αν ο επικεφαλής του meeting ακολουθεί πιστά την σειρά της ατζέντας.

3. Η σημασία του «τι ακολουθεί»: Ακόμα κι αν πραγματοποιηθεί ένα καλό και ενδιαφέρον meeting, αν αυτό δεν οδηγήσει σε κάποια αλλαγή στην εργασία, θα είναι σα να μην έγινε. Αν, λοιπόν, οι στόχοι του meeting δεν γίνουν σαφείς και δεν ξεκινήσουν να πραγματώνονται αυτομάτως χάνεται η αξιοπιστία αυτού που το οργάνωσε και το παρουσίασε. Οι αποφάσεις, λοιπόν, στις οποίες θα καταλήξετε θα πρέπει να μεταφραστούν σε ξεκάθαρα, σαφή βήματα.

Πώς θα το καταφέρετε; Κάθε φορά που θα ολοκληρώνετε ένα θέμα στο meeting σας, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες συμφωνούν στο ποια θα είναι τα επόμενα βήματα, πότε θα γίνουν και ποιος θα τα αναλάβει. Πείτε τα δυνατά, γράψτε τα και μοιράστε τα σε όλους όταν το meeting ολοκληρωθεί. Στην συνέχεια ο επικεφαλής του meeting θα πρέπει να είναι σε επαφή με τα άτομα που έχουν αναλάβει να φέρουν σε πέρας μία εργασία που έχει αποφασιστεί, για να παρακολουθούν την πρόοδό της και να βοηθούν, εφόσον χρειάζεται. Όταν η εργασία ολοκληρωθεί, ο επικεφαλής θα πρέπει να μοιραστεί αυτή την πληροφορία με όλους τους συμμετέχοντες του meeting. Αν η εργασία παρουσιάσει προβλήματα ο επικεφαλής πρέπει να καλέσει ξανά την ομάδα για να βρουν τρόπο όλοι μαζί να λύσουν το πρόβλημα.

Αν ο επικεφαλής αντιμετωπίζει άμεσα και με σοβαρότητα τις δεσμεύσεις που έχει αναλάβει στο meeting, το ίδιο θα κάνει και η υπόλοιπη ομάδα και με αυτόν τον τρόπο θα έρθουν και τα αποτελέσματα.

Για τα άτομα που δεν είναι στην θέση του επικεφαλής και νιώθουν ότι συμμετέχουν σε ένα κακό meeting ένας τρόπος να το βελτιώσουν είναι να ρωτήσουν τον επικεφαλής «τι μπορώ να κάνω εγώ για να γίνει αυτό το meeting πιο αποδοτικό και αποτελεσματικό;» -μια τέτοια ερώτηση μπορεί να βοηθήσει όλους τους συμμετέχοντες να ενεργοποιηθούν με πιο ενδιαφέρουσες προτάσεις και ιδέες.

Πηγή: Forbes